Qué necesitas preparar antes de grabar el vídeo de tu empresa

La diferencia entre un rodaje que sale en cuatro horas y otro que se alarga a ocho casi nunca está en la cámara. Está en lo que se decidió, o no se decidió, la semana anterior. Este es el checklist que conviene tener resuelto antes de que aparezca nadie con un trípode.

¿Qué hay que decidir antes de grabar un vídeo de empresa?

Antes del rodaje hay que tener cerradas cinco cosas: el mensaje único del vídeo, quién aparece ante la cámara, en qué localizaciones se graba, qué materiales de marca hacen falta y dónde se va a publicar la pieza. Con eso resuelto, el día del rodaje solo queda grabar.

1. Un solo mensaje, no cinco

El error más común es querer contarlo todo. Un vídeo de 90 segundos aguanta una idea, y como mucho la sostiene con dos argumentos. Si el vídeo tiene que explicar la historia de la empresa, los seis servicios, los valores y además captar personal, no va a hacer bien ninguna de las cuatro cosas.

Una prueba útil: escribe en una frase qué quieres que piense quien lo vea al terminar. Si no cabe en una frase, todavía no está listo para rodar.

2. Decide quién aparece, y avísale con tiempo

Ponerse delante de una cámara pone nervioso a casi todo el mundo, y avisar a alguien el mismo día garantiza una toma rígida. Avisa con una semana, dile aproximadamente qué se le va a preguntar y deja claro que se van a hacer varias tomas y que no pasa nada por equivocarse.

Y elige por naturalidad, no por cargo. Un mando intermedio que habla con soltura funciona mejor en cámara que un director que se bloquea, por muy bien que quede en el organigrama.

3. La localización manda más de lo que parece

Antes del rodaje, camina por el sitio a la misma hora a la que se va a grabar y fíjate en tres cosas: cuánta luz natural entra, cuánto ruido hay, y si el fondo cuenta algo o solo estorba. Una sala de reuniones con persianas bajadas y aire acondicionado ruidoso es el peor escenario posible, y es donde acaban grabándose la mitad de los vídeos corporativos.

El ruido es especialmente traicionero: la vista se acostumbra a él y deja de percibirlo, pero el micrófono no. Aire acondicionado, neveras, obras en la calle y máquinas de café son los sospechosos habituales.

4. Ropa y aspecto: dos reglas y ya

Evita las rayas finas y los cuadros pequeños, que generan un efecto de vibración desagradable en cámara. Y evita el verde intenso si se va a usar croma. Fuera de eso, mejor ropa lisa y colores sobrios, y siempre una prenda de repuesto por si hay una mancha o si hace falta simular un día distinto.

5. Prepara los materiales de marca

Ten localizado y accesible el logotipo en vectorial (SVG, AI o EPS, no un PNG sacado de la web), los colores corporativos en hexadecimal, la tipografía si tenéis manual de marca y cualquier imagen o vídeo de archivo que queráis incluir. Buscar esto a mitad del montaje es la causa número uno de retrasos en la entrega.

6. Permisos y personas de fondo

Si se graba en una zona con clientes, en un espacio compartido o en la vía pública, comprueba antes si hace falta permiso. Y si aparecen empleados reconocibles, conviene tener una autorización de imagen firmada: es un trámite de dos minutos que evita un problema si alguien deja la empresa y pide que se retire el vídeo.

¿Cuánto tiempo hay que reservar para el rodaje?

Calcula siempre más del que parece. Media jornada son unas cuatro horas e incluye montar y desmontar el equipo, que se lleva casi una hora entre las dos cosas. Una entrevista de tres minutos de duración final necesita entre una y dos horas de grabación. Si alguien te dice que en 30 minutos está todo, o el vídeo es muy simple o va a salir regular.

El error que más caro sale

No decidir quién aprueba el vídeo. Si el montaje pasa por cuatro personas con opiniones distintas y ninguna tiene la última palabra, la ronda de cambios incluida se convierte en tres y el proyecto se alarga semanas. Nombra a una sola persona responsable de aprobar antes de empezar. Es gratis y es lo que más disgustos ahorra.